大学之道

几年前我和家人从狭窄的两室公寓搬到了一座大房子里。现在我的家庭办公室不再挤占半个房间，而是有了一间很棒的10×12平方英尺的的完全属于自己的空间。 我已习惯在比这小一半的空间里工作，但现在有很大的空间供我调用，所以我想明智地把这地方布置成能够让我有效地完成多种任务，又不会把房间弄得一团糟。在 搬家之前我逛过一家书店，一时兴起买了本Julie Morgenstern写的《由内而外地组织》，里面有许多很棒的布置技巧，并熟谙地说明了人们在布置房间时通常会犯什么错误。我想与你一道分享我从本书 中学到的东西，以及我是如何从零开始布置我的家庭办公室的。

Julie的书以一个有力的声明开场，一开始我还不信。她说，如果你是那些被杂 物包围，且好像束手无策的人们的当中一员，那说明你也不懂得组织自我。如果你一直待在杂乱不堪的环境中，就表示你缺乏组织的技能，而这种技能人人都能学 会。后来我又看了许多组织方面的书，发现Julie的说法确实有几分道理。组织的过程可以分解成人人都能学会的一个个步骤。

什么造成了混乱？

Julie 指出了一些从技术上阻碍我们变得条理的缺陷。但按我的理解，在本质上只有一个缺陷：无法把共通的决策系统化。每次我把事情搁下，都是因为我还没定下来如何 处理它们。所以，组织的步骤就归结为一个每件事物何去何从的自动决策体系。没有条理的人缺乏或没有体系，因此他们基本上必须为每件事情都各做一个决策。最 后这压得人喘不过气来，杂物就开始堆积了。有条理的人最终做的决策却很少。没条理的人比有条理的人浪费的时间更多，因为在大量时间都被用在了毫无效率的事 情上。

学会如何组织

现在让我们从头到尾一步步叙述如何布置你的家庭办公室。第一步是分 析。你在办公室的时间是怎样度过的？把你所做的每种不同类型的事情列成清单，再列出一张你办公室所需的功能区的清单。如果你是名程序员，那按照设计电脑程 序的思路来思考就相当简单了。如果你要给一个能替代你完成各种不同工作的机器人编程，你要如何把那些工作组织进各个独立的模块中？比如，我给自己列了一张 包含六种类型工作的清单：一般文书作业、电脑作业、创造性工作、财务工作、商务阅读以及手动订购运输与处理。最理想的是你能建立一张清楚的工作种类清单， 各种工作间尽可能不要重叠。

接下来，为每种工作决定需要什么设备和材料。例如，为了创造性工作，我要用到写字的工具、设计用的笔记本、记号板和软木公告板。为了运送订购产品，我要用到包装材料、空白光盘、邮资、邮政天平等等。在这一步我还发现自己需要一个能够藏书、放文件及其它物品的区域。

现在你已把办公室物质从功能上划分成了不同的区域，下一步就是为每个区域分配空间了。最好不要让这些区域相互重叠，但有些重叠通常是必要的，尤其是你要用电脑做许多不同的事时。花点时间决定能最佳配合你的功能需要的家具布置方案。

这个阶段的关键是想象你理想的办公室看起来是怎样的。忘掉那些你已经有了的家具，也别担心预算或空间的限制。只需展开想象–假如开支没有限制的话你真正理想的办公环境是怎样的。把这些写下来，甚至画出理想中办公室的草图，在每块空间标出你要分配给哪个功能区。

现 在你看到自己想要的理想家具已经画出来了，用头脑风暴的方法你可以更加接近理想的境界。把预算和空间的限制也加上去。许多人，包括我自己，都继承了一些不 再适用的旧家具。单单因为你已经有了，并不代表那是你今天该有的好选择。别怕卖掉旧家具并换上一些更有用的新家具。你可以在大超市里找到许多价格合理的组 装办公家具，而且很多都是免费送货的。我买了全新的电脑桌、宠物舍、转屉柜和打印机，共计99美元，不过我得自己组装它们。我还买了三张六脚折叠小桌，每 张35美元，可以很轻易把它们地移来移去。此外，我还选购了五个杂物架（60英尺高、36英尺宽，10英尺深），总共才20美元。书架也很便宜，六层的才 40－60美元。如果想要手工雕刻的桃花心木桌，你得付佣金，但如果你只找那些基本的、功能型的东西，即使全是新买的，也只需几百元就能让你办公室摆满家 具了。用你喜欢的图像编辑软件来测量家具，试验不同的摆放方式；或者用纸按比例裁剪出它们试验一下。这么做可比真的把家具搬进来试摆要省力多了。

现在你已经解决了家具摆放格局的问题，那就把设备、材料和每个功能区的东西都摆进去吧。既然你已经决定了如何给办公室分区，你可能也想要点便于使用的富余设 备。在多种事务上我都要用到书写工具，所以我在房间两头都安放了装工具的容器。不要把东西储藏在看起来合适的地方，而要把它们放在你最终会用到它们的地方 的附近。使用不便的储藏方式很容易就会造成混乱。比如，如果你老是找不着笔，或许是因为你没有把笔筒放在写字的地方。让你的功能需要来决定办公格局。

到现在为止，你已经很好地设计了办公格局，并且为你的工作设计了不同的功能区。但那些现有的杂物要如何处理，才能确保其不会卷土重来呢？解决办法是，找出你 的杂物都是怎么产生的，然后创造一种简单的体系来处理。成堆的杂物通常是因为你不知道怎么处理那些纸张、或者没有时间确定那些东西有没有用而产生的。

杂物分类

给那些成堆的杂物分分类。你可以在地上放几个箱子，把不同的类别放进不同的箱里。分类的关键是按照不同的功能来分，问问自己会在什么情况下需要某种东西，然 后按照相似程度来分。例如，我用一个箱子装那些需要归档的文件，另一个装设计资料，还有一个装垃圾，等等。即便这看起来是个好主意，但不要着急开始做。杂 物堆积通常是有原因的，你得弄清楚为何在你知道每样东西该放在哪里的情况下，这些东西还会乱作一团。

现在你把杂物都归好了类，拿一个箱子来 看看里面的东西。问问你自己，这些东西是怎么变成杂物的。这大都是因为你没有一个好体系来处理它们。或许这些东西没有可以放的地方，又或者储藏处用起来太 不方便，所以你宁愿把它们丢在外面。也许你有一些需要归档的文件，但又没有文件列表，而空文件夹又深藏在你的壁橱里。自问一下在哪种情况下每种东西最后才 不会变成杂物。这会给你一条如何防止杂物重现的思路。

在你一个个地检视过那些箱子后，为每种东西都分配一个空间。你要把那些银行单据放在哪 里？那些设计笔记呢？如果你有个装垃圾的箱子，就再检查一下哪些是该扔掉的。如果你为每种东西都分配了空间，就会更倾向于把它们收好。我这么做了之后发 现，办公室一直保持整洁。我总会把东西收好，因为储藏处就在使用区附近。

为各种东西分配合适的储藏处。逛逛当地的办公设备商店，看看他们提 供的不同类型的储物产品，或者在网上家具店浏览一下。当必需的时候不要犹豫，去买一些抽屉柜或架子之类的。当杂物积累起来时，基本上不是因为没有地方放， 就是因为储藏处不便于使用。承认你真正的需求–不要与其对抗。如果你有个矮书柜，是否买个高点的会更实用？如果垃圾桶似乎总是满得溢出来，那就换个大点 的，或者在办公室不同的角落放上几个垃圾桶。我发现两个垃圾桶对我来说比只有一个要好得多。所以我总是留一个备用，也不需要那么频繁地倒垃圾了。

多年来我一直用着一种叫做”计划箱”的东西（跟书籍分类架相似）来放置材料。它是个大约3英尺宽、1英尺高和1英尺深的木箱，有4个小小的纸板抽屉，4层架 子和一个能装书/包装工具的地方。我喜欢这个玩意，因为它功能既多又易用。我用上面的架子来放现在需要处理的文书，抽屉用来装常用的物品，比如银行和邮寄 方面的。抽屉是可以完全取出的，所以我在需要时就把它整个拿出来，等做完后再放回去。任何办公用品商店都会出售各种各样的塑料抽屉柜，从用在桌面上的小型 柜到放在地上的带轮柜。抽屉通常是用透明塑料做的，这样你就可以看到里面的东西。小抽屉对于放置那些像邮资、橡皮图章和其它零碎的玩意儿的东西很有用，这 些恰恰是可能会乱堆在你工作场所的东西。

如果你的空间较小，就向垂直发展吧。有许多储物箱是可以嵌入墙壁或垂直堆放的。同时记下桌子底下的空间。许多置物容器可以塞进去，用来放些不常用的东西。

收拾干净

一旦你的杂物分类完毕、选了正确的容器、并为每样东西都安排了便利的放置处，那就花点时间把每件东西都归置整齐吧。要是你事先已经定好了，这用不了多长时 间。别走什么捷径，否则它们以后又会冒出来烦你。没条理的人因为总要逼迫自己决定每件东西该放到哪里而让日子变得不好过。有条理的人则建立一套体系，如此 每件东西的合适处所都很明显。因此，以后就不必再做任何新决定了。例如，当我收到邮件时，我会自动把账单和财务单据放进账单抽屉、把垃圾邮件丢进垃圾桶、 把杂志放到杂志架上、把需要再次处理的放进收件箱。

对我而言，组织有序的最大好处就是由此获得了更强的专注能力，工作时专注工作，不工作时 就专注于放松。在一个保持整洁、没有杂物的环境里工作可以提高效率，因为工作流程变得很顺畅。如果你觉得过多的杂物已经扰乱了你放松和享受工作环境的心情 的话，花点时间先想想每件东西应该放在哪里，为什么，然后做出整理的决定吧。之后你就能专注于真正的工作了，因为你能够很快地找到每件东西，并且方便地把 它们收好。

原文：Getting Organized

译者：Nicole Lee